Algunas empresas Mexicanas han sido obligadas moralmente a continuar sus operaciones de manera remota o «Home Office«, esto debido a la expansión de la pandemia COVID-19 o «Coronavirus».
La incertidumbre financiera provocada por el coronavirus o COVID-19 imposibilita a las PyMES a cerrar sus operaciones a modo de cuarentena, el aumento del dolar nos impacta por lo que el trabajo a distancia es la única solución viable, sin embargo, no todas las empresas saben cómo implementarlo, cómo absorber los costos que implica el home office o no tienen la capacidad operativa para implementarlo.
Debido a los evidentes problemas he decidido presentar las siguientes recomendaciones de productividad y de seguridad para las empresas que están implementando o están en proceso de implementar Home Office.
Herramientas de productividad para trabajo remoto
Google Docs
Google Docs permite la creación de documentos en equipo y en tiempo real, por lo que es una excelente aplicación que podrá apoyar para la generación de minutas de videoconferencias, no hay que transferir los documentos por ninguna vía, ya que el acceso se controla mediante las cuentas de Google.
Los documentos podrán exportarse a Microsoft Office. Google Docs soporta: Libros de Excel, Presentaciones de PowerPoint y el famoso Word. Por ello Google Docs es la herramienta Home Office número uno.
Trello
Trello es un gestor de tareas que puede trabajarse en equipo, gestionar las actividades y los pendientes de los empleados así como seguimiento de entregas de los proyectos es vital y esta herramienta permite hacerlo de forma rápida, ágil e intuitiva.
Pero sobre todo puede adaptarse a cualquier forma de trabajo.
AnyDesk o TeamViewer
Son dos aplicaciones de compañías diferentes pero que hacen lo mismo. El software permite conectarse y controlar una computadora de forma remota, por lo que a través de el, los empleados pueden conectarse a las computadoras de sus oficinas y continuar trabajando o recibir asistencia técnica por parte del área de sistemas / informática.
Cabe mencionar que esto no es muy eficiente, ya que si todos los empleados se conectaran vía remota para controlar sus equipos, podría colapsar el Internet de la empresa debido a que es muy probable a que en la empresa no se cuente con una conexión dedicada y preparada para soportar múltiples conexiones.
Videoconferencias con Zoom
Las reuniones son vitales para cualquier empresa y al trabajar Home Office es necesario que estas continúen efectuándose de forma remota.
Para ello puede utilizarse la aplicación Zoom la cual tiene un costo de $14.99 USD al mes ($359.76 pesos debido al precio del dolar $24.01 por el COVID-19). Ese plan permite ser utilizado hasta por 100 participantes en modo audio y video.
Múltiples participantes de una sesión pueden compartir sus pantallas de manera simultánea y realizar anotaciones colaborativas para lograr una reunión más interactiva.
Mi recomendación es adquirir una cuenta premium de Zoom, pero si esto no fuera viable, puede probar Apache OpenMeetings Project, el cual es gratuito pero necesitará suficiente ancho de banda para poder operarlo.
Llamadas internas
La telefonía es indispensable para comunicarse entre departamentos y empleados, pero al trabajar Home Office esto es más complicado, lo ideal sería Integrar telefonía IP a través de un servidor OpenVPN y conectar cada computadora de los empleados al conmutador empresarial, de esta manera seguirían funcionando las extensiones, pero esto solo será posible con el conmutador adecuado y un servidor OpenVPN en la nube, algo que podría estar alejado de varias MyPymes.
Por lo anterior sugiero el uso de Skype, de esta manera evitaremos el uso de los minutos de celular de los empleados y esta aplicación es gratuita. Skype también permite video y escritorio remoto, pero mi sugerencia será que invierta en el software anterior.
Herramientas de ciberseguridad para trabajo remoto
El peligro del trabajo Home Office para los administradores de TI y las empresas es que no tenemos control de las computadoras que se utilizarán para trabajar, por esta razón es importante tener un buen esquema de seguridad que nos permita tener el menor impacto posible en caso de un evento de seguridad como alguna máquina intervenida o infectada.
La pregunta que debe considerarse para la implementación de las siguientes herramientas es: ¿el empleado es crítico, es decir, tiene o maneja información clave de la empresa en su computadora, y cómo se migrarán esos datos a su computadora personal de manera segura?
Conectividad VPN
Una red privada virtual (Virtual Private Network, o VPN) es una tecnología que crea una conexión cifrada a través de una red menos segura.
De manera técnica una VPN, se basa en IPsec (IPsec (Internet Protocol security) es un conjunto de protocolos cuya función es asegurar las comunicaciones sobre el Protocolo de Internet autenticando y/o cifrando cada paquete IP en un flujo de datos) o Secure Sockets Layer (SSL) para asegurar la conexión, aunque las VPN SSL a menudo se centran en proporcionar acceso seguro a una sola aplicación, en lugar de a toda la red interna.
Con anterioridad he dedicado un post completo a VPNs (VPN comunicaciones privadas cuando estés en otro país, aeropuerto u hotel) los empleados pueden usar las VPN para conectarse a los recursos de su oficina de manera segura. Al unirse a la red empresarial podrán hacer uso de las impresoras de manera remota así como los servidores locales.
Sin embargo, si no cuenta con la infraestructura, el tiempo y la tecnología para implementar un servidor VPN, puede implementar «Hamachi» el cual permite crear redes VPN al vuelo y solo es necesario instalar los clientes en todas las computadoras o Macs. Tiene un costo de $49 USD al año y se soporta hasta 32 clientes.
Concentrador de archivos
Algunas empresas hacen uso de carpetas compartidas para transferir información, sin embargo, al tener acceso los empleados a estas carpetas mediante equipos externos (ya sea a traves de una VPN o no), existe la posibilidad de que algún equipo informático de algún empleado sea infectado mediante Ramsomware, infectando a todos los archivos de la red.
Por esta razón recomiendo utilizar un sistema de almacenamiento en la nube como Dropbox. La ventaja de utilizar estos sistemas es que tienen histórico de cambios, lo cual si un archivo es eliminado o infectado, se podrá recuperar mediante el historial.
Algo que con el sistema tradicional de compartir carpetas no se podrá hacer.
Si no es viable adquirir Dropbox, está Owncloud, el cual es un Dropbox Gratuito, pero necesita de Infraestructura para poder operar.
Antispam
Los correos electrónicos son algunos de los principales medios de infección de cualquier computadora y debido a que el trabajo Home Office se realiza desde redes y computadoras no controladas, es probable que los filtros anti-spam que disponemos en nuestras oficinas no puedan ser extendidas a las redes personales.
Por esta razón es necesario contar con un buen anti-spam que nos reduzca el riesgo de recibir un correo fraudulento.
De igual manera he dedicado con anterioridad un post completo a los softwares Anti-Spam gratuitos.
Antivirus
Un antivirus es y será el método para defendernos número uno. Existen muchos antivirus gratuitos, sin embargo, siempre recomiendo adquirir una licencia de cualquiera de ellos, pero si la cartera no alcanza, mi recomendación será utilizar COMODO.
COMODO cuenta con el clásico antivirus, pero también con un firewall, un modo «Sandbox» y un navegador seguro llamado «Dragon». También recomiendo el Antivirus Kaspersky el cual tiene excelentes prestaciones y la licencia también protegerá a nuestro celular.
Sistema operativo exclusivo para trabajo.
Debido a que muchas de las computadoras que utilizarán los empleados probablemente ya se encuentran infectadas con algún tipo de malware y ni siquiera lo saben, lo mejor sería aislar cualquier posible infección.
Para ello mi recomendación, siempre que se encuentre en las posibilidades de la empresa que este implementando «Home Office» es: instalar un sistema operativo alterno a las computadoras personales de los empleados, esto en una partición del disco duro.
De esta manera los datos y la información del empleado no serán alterados y cualquier posible infección solo residirá en el sistema operativo original. Si el problema es el licenciamiento, es posible utilizar alternativas libres de Linux como Ubuntu.
Lo anterior reducirá notablemente cualquier posible filtración o pérdida de información.
Políticas de trabajo Home Office
Sin importar las medidas de seguridad que se adopten, si no existen políticas los cuales los empleados deban de seguir, entonces es cuestión de tiempo que suframos un incidente de seguridad.
Es necesario un compromiso de la empresa para reforzar la cultura de seguridad de los teletrabajadores sobre todo ante posible ataques de ingeniería social, o sobre como identificar malware y pishing.
Los trabajadores al estar en «Home Office» serán el blanco de ataques en escenarios coyunturales como una pandemia sanitaria. Establecer las políticas con todo el equipo de trabajo remoto, así como los acuerdos y cursos de concientización sobre el buen uso que debe hacerse sobre la conexión a plataformas puede reducir notablemente el riesgo de robo de información.
Puntos que debería considerar las políticas, pero no las únicas son:
- Evitar imprimir documentos en impresoras públicas o en algún Cibercafé.
- Evitar abrir correos electrónicos de procedencia dudosa.
- Evitar instalar aplicaciones en el sistema operativo que es exclusivo para el trabajo.
- Aplicar un esquema de respaldos.
- Uso de contraseñas.
El COVID-19 ha impactado nuestras vidas, en menor o mayor medida, a través de la economía, de nuestra salud y la forma en la que nos relacionamos. La tecnología será un aliado siempre y cuando sea utilizado adecuadamente.
Cloudflare ha demostrado el movimiento atípico del Internet en las últimas semanas debido a la cuarentena en muchos lugares por el COVID-19 y como el trabajo desde casa (Home Office) implica mayor conectividad.
Y tú ¿qué medidas estás tomando?
